企画書とか報告書といった文書を書くためのコツとして、書き始める前の情報整理について解説しています。前回は、キーワードを洗い出して、整理するところまで紹介しました。

#かきかけです。

順番を決める

書きたい情報がそろって、グループわけができて、さらに中心テーマも決まったと思ったら、いよいよ文章の順番を決めます。分かりやすい文章の順番には、たぶんパターンがあって、そのとおりに並べれば、とりあえず読み手にとっても伝わりやすいはずです。次の例は、何かの解説文を書くためのパターン。プレスリリースとか、お詫びの手紙とか、目的に応じて、それぞれパターンがあるはずなので、自分なりに研究しておくといいかも。

タイトル

(この文章の主な内容)
(想定している読者：その読者が困っていること、困っている様子)
(解決したら、こんな良いことがある)

(解決策)
(注意すべき点)
(まとめ)

中心テーマのまんまですね。これがきちんと整理できていれば、読み手の興味はひきつけられると思います。ここで対象と、その気持ちを把握できれば、あとは読み手がどしどし読んでいってくれる(はず)。

そして次は、中心テーマを掘り下げて、もう少し全体の構成を作って見ます。
本稿の場合は、こんな構成になります。

『情報を整理して文章を書き始めるコツ』
(この文章の主な内容)
(想定している読者：その読者が困っていること、困っている様子)
(解決したら、こんな良いことがある)

(誰のために、何について、どんな目的で文書を書くのか)
(キーワードを洗い出す)
(よく似たキーワードをグループ分けする)
(文書の中心テーマは？)
(書く順番を決める)
(「何が、どれを、どうしたのか」という目線で、文を整える)
(仕上げる)

そしてさらに、この構成を段落レベルまで掘り下げて書き出してみるのですが、これは、次の「文を整える」のと合わせてやってもいいかも。

「何が、どれを、どうしたのか」という目線で、文を整える

では、書き出した構成を元にして、文章を整えます。でも、まだ仕上げません。読み手に必要な情報がそろっているか、前後はつながっているか、1行ごとにチェックしていきます。

突然ですが、文章が、どのような要素で構成されているか、ここで確認しておきましょう。

複数の言葉(単語＋てにをは)を並べて、「文」を作ります。
複数の「文」を並べて、「段落」を作ります。
そして、複数の「段落」をまとめて「文章」を作ります。

意味を伝えるためには、最低限「文」の形にします。

これが文：職場で周りの人たちが、文書を書く場合が増えてきています。

文を作るときには、「何が、どれを、どうしたのか」を過不足なく書きます。これを骨組みにして、追加の情報をそのすぐあとに羅列します。

職場で周りの人たちが、
・企画書とか
・報告書
といった文書を書く場合が増えてきていました。

でも、これだけでは、ひとつの状況を表しているだけです。考え方を伝えたり、説明をするためには、複数の「文」をまとめて、「段落」にします。ひとつの「段落」が、意味の１カタマリをあらわします。

これが段落：職場で周りの人たちが、企画書とか報告書といった文書を書く場合が増えてきていました。そこで、私なりの文章を書くコツを整理してみることにしました。当 初は、自分の周り向けに公開してみようと思ったけれど、どうせなら、こちらに載せたほうが、世の中のためになるかしらんしね。

そして、意味のカタマリごとの段落を組み立てて、文章全体を作るのです。

文章を仕上げる

ここまで、文章を書き始めるために情報を整理する方法を解説してみました。

いよいよ仕上げです。といってもここまでで骨組みはできあがっているので、あとは言葉を選んだり、「てにをは」をチェックしたり、紛らわしい書き方を整理したりといった作業になります。従来の文章術の解説書などでは、このあたりの作業について詳しく説明しているので、それを参考にすると良いでしょう。

慣れてくると、この情報整理法は書きながらできるようになったりするのですが、慣れないうちは手順に従って順番にやってみると良いと思います。

とまあ、こんな文章を書いている人間の文章が分かりにくかったら、意味がないのですが・・・。ご意見ご感想などありましたら、ぜひコメントしてください。誰かのお役に立てば幸いです。